ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA

ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Un encabezado es un texto qe se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y un rectángulo gris indicándonos en que encabezado estamos, en este caso "Encabezado en primera página". Encima de la línea podemos escribir el texto del encabezado, por ejemplo "Curso de Base de Datos".

Si lo creemos conveniente podemos insertar numeración de página, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor del documento o la fecha.

La opción de Elementos rápidos también está disponible directamente en la pestaña Insertar mediante este botón , pero se incluye en la de Diseño de los encabezados y pies de página porque es una herramienta muy útil en este tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que más se prestan a la personalización para mejorar la comodidad de la redacción en Word. Así que probablemente lo utilizarás más a menudo desde la pestaña Insertar directamente. Con él podemos insertar rápidamente párrafos completos y demás contenido que solemos repetir constantemente con un sólo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas. Para aprender más sobre el Autotexto puedes leer el siguiente avanzado.

Inserta una imagen o foto guardada en el disco.

Inserta imágenes en línea. Se abrirá una ventana para que elijas entre Imágenes prediseñadas de Office.com o Búsqueda de imágenes en Bing. Si tienes SkyDrive también aparecerá como una opción más..

Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione. Si no sabes lo que es la fecha del sistema, visita el siguiente básico.

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.

Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha. 

TABLAS

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet aunque no está recomendado, ya que en HTML hay otras posibilidades de maquetación más apropiadas.

Las tablas son una forma de organizar los datos mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.

Crear tablas

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.

3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar el diseño deseado a la tabla.

Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomará forma de pluma para que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla.

Si quremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar tabla .

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: 

PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.

Word 2013 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente veremos cómo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También veremos cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podríamos crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más complejos, pero éstos los veremos en el tema Compartir documentos.

Elementos que se guardan en una plantilla

Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero también conservan otros elementos:

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla.

- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla.

- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2013. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word 2013.

La plantilla por defecto

En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.

Al crear un documento vacío nuevo, siempre se crea con unos márgenes ya establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto está definido internamente en una plantilla Normal.dot que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botón Predeterminar en alguna opción para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

También podemos modificar la plantilla Normal.dot abriéndola normalmente desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla será necesario saber dónde está. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botón Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en él se abrirá una ventana donde está la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego lo único que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por ejemplo: C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

- Plantillas prediseñadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de la sección DESTACADAS. Como veremos más adelante, nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecerá al hacer clic en la sección PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas y luego pulsar Crear.

- Buscar plantillas en línea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la página web. Además, también hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Curriculo, Fax, etc.

Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas.

Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, en la parte derecha aparece una lista de categorías relacionadas con la búsqueda. Puedes hacer clic en una categoría para buscar plantillas dentro de la misma.

El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón Crear que aparecerá debajo junto a la previsualización. 

FORMAS

Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispondrás de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginación.

Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver al documento y ajustar sus características a tu antojo.

Dentro de Formas básicas, existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque permite insertar texto en su interior. Solía utilizarse para incorporar texto en otra forma, creándolo sobre ella y agrupando después los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, simplemente haciendo clic y escribiendo dentro de la forma. Aun así, es interesante saber de su existencia, ya que puede resultarnos útil en algún caso.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortográfico. Si lo recuerdas, ésto no ocurría así con otras herramientas como WordArt.

La última opción, Nuevo lienzo de dibujo requiere una explicación previa. Normalmente, al crear una forma, está se incrusta en el texto del documento, y el texto se puede ajustar a su alrededor. Esto funciona bien para una forma pero si queremos hacer un dibujo complejo con varias formas es más útil disponerlas todas dentro de un contenedor. Eso es precisamente lo que hace Nuevo lienzo de dibujo, crea un espacio rectangular para dibujar formas dentro de él y poder tratarlo como un conjunto. 

SMARTART

Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.

La mayor parte del contenido que se crea con programas de Microsoft Office 2013 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, además de promover la acción. Crear ilustraciones con la calidad de un diseñador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseño o no se puede permitir contratar uno. Si usa versiones de Microsoft Office anteriores a Office 2007, puede perder gran cantidad de tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamaño y estén correctamente alineadas. También necesitará tiempo para conseguir que el texto tenga la apariencia adecuada y para aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento. Con los elementos gráficos SmartArt, podrá crear ilustraciones con la calidad de un diseñador con solo hacer clic unas cuantas veces.

Al crear un elemento gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños diferentes. Una vez elegido el diseño, es muy fácil cambiar el diseño o tipo de elemento gráfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, así como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automáticamente al nuevo diseño.

También puede agregar y quitar formas en un elemento gráfico SmartArt para ajustar la estructura del diseño. Por ejemplo, aunque el diseño Proceso básico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite dos o quizás cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposición de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan automáticamente y  se mantiene el diseño y el borde original del diseño del elemento gráfico SmartArt.

A continuación aprenderá a crear un gráfico SmartArt:

1° Haga clic en la ficha Insertar.

2° En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

3° En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en algún elemento gráfico, por ejemplo Proceso.

4° Elige algún gráfico a insertar.

5° Haga clic en Aceptar.

6° En el Panel de texto, Escribir aquí el texto, escriba algún texto en especial.

Cada vez que escriba el texto, automáticamente el gráfico va tomando forma.

Si necesita transmitir más de dos ideas, use otro diseño que tenga más de dos formas para texto, como el diseño Pirámide básica del tipo Pirámide. Tenga en cuenta que cambiar los diseños o los tipos de elementos gráficos SmartArt puede alterar el significado de la información. Por ejemplo, un diseño con flechas hacia la derecha, como Proceso básico del tipo Proceso, no significa lo mismo que un elemento gráfico SmartArt con flechas en círculo, como Ciclo continuo del tipo Ciclo.

HIPERVÍNCULO

Un hiperenlace (o hipervínculo) puede ser una palabra, frase o gráfico. Se caracteriza porque al hacer clic sobre él saltamos a la página web a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima de un hiperenlace, Este cambia de forma y toma la forma de una mano.

Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma página, a otra página en el mismo servidor o en uno distinto, a una dirección de correo electrónico, a un servidor ftp, etc.

Para insertar un hiperenlace ir a la pestaña Insertar, pulsar el botón Vínculo, y luego Hipervínculo.

Aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el campo Dirección, veamos cómo hacerlo:

Texto.

Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecerá en este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen, deberemos seleccionarla antes de hacer clic en el botón de hiperenlace, y veremos que el texto que se muestra es <Selección del documento>.

Vincular a.

Aquí tenemos cuatro opciones según vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:

1.- Archivo o página Web existente. En el campo Dirección escribiremos una dirección completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una página de Internet, por ejemplo, http://www.aulaclic.com/index.htm .

También podemos escribir la dirección de una página de nuestro mismo servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la página está en nuestro servidor no hace falta indicar la primera parte de la dirección (http://www.aulaclic.com)

Si la página estuviese en otro directorio habría que indicarlo, por ejemplo, Word2010/tema_14_word.htm.

2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opción si queremos que nuestro hipervínculo nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocándose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaña Insertar, seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de diálogo donde escribiremos el nombre del marcador. Veremos más detalladamente el uso de marcadores.

3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevará al documento que vamos a crear en este momento. En el cuadro de diálogo que aparecerá escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenará el campo Dirección con el nombre de este nuevo documento, y se cerrará el cuadro de diálogo.

4.- Dirección de correo electrónico. En el campo Dirección escribiremos una dirección de correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hiperenlace se abrirá el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta dirección.

En la parte derecha del cuadro de diálogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.

Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hiperenlace y lo mantenga un cierto tiempo aparecerá un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia.

Es una buena forma de dar una explicación adicional sobre el contenido del hiperenlace. Sólo funcionan con IE 4.0 o superior.

Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botón podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrirá una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo.

Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiará en el campo Dirección.

Si estamos conectados a Internet, este botón abrirá el navegador para que busquemos la página a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando. La dirección (URL) de la página que estemos visitando se copiará en el campo Dirección.

Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la página web que tenemos seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarán en una ventana como esta para que el marcador se añada a la dirección de la página. Cuando el usuario pulse en el hiperenlace, el navegador se colocará en la posición de la página en la que se insertó el marcador.

Marco de destino... Una página web puede estar dividida en marcos o frames, aquí podemos elegir en qué marco queremos que se abra la página apuntada por el hipervínculo. Al hacer clic en este botón se abrirá un cuadro de diálogo como el que ves aquí para que selecciones el marco de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.

Nota: Por defecto, si escribimos una dirección, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word genera automáticamente un hiperenlace a esa dirección.

Modificar enlaces:

Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botón derecho del ratón aparece la ventana que ves aquí, al elegir la opción Modificar hipervínculo se abrirá el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las características del hipervínculo.

SECCIONES

Los saltos de sección de Word indican cuándo acaba un determinado apartado o sección. Esto permite que los elementos que comunmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de página o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuación. Puede resultar muy útil para aplicar un formato distinto en las páginas de un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma página.

Las posibilidades son muchas, por ejemplo podríamos:

• Aplicar un encabezado diferente para cada sección, que se puede corresponder con los temas o capítulos.
• Tener una única columna en la primera mitad de la página y dos columnas en la mitad restante.
• Aplicar una numeración de páginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o capítulos.
• Establecer un tamaño de página y orientación distintas en un mismo documento.
• Aplicar márgenes distintos a una página en concreto, independientemente de los establecidos en el documento, etc.

Para incluir un salto de sección en el documento, nos situamos en la ficha Diseño de página > grupo Configurar página > desplegamos el menú Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categoría Saltos de sección. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.

Si queremos establecer encabezados y pies de página diferentes para cada sección debemos romper el vínculo al anterior que Word crea por defecto, para ello, vamos al modo edición de Encabezado o Pie de página y situamos el cursor en la sección adecuada y pulsar el botón Vincular al anterior. Veremos como desaparece el recuadro gris que dice "Igual que el anterior"

Para eliminar un salto de sección debemos visualizarlo, para ello :

1. Desde la pestaña Inicio > grupo Párrafo, activar las marcas de párrafo . De esta forma veremos donde está exactamente el salto de sección, como puedes ver en la siguiente imagen.
   
   
2. Situar el cursor en la línea que representa el salto.
3. Pulsar la tecla SUPR.

Importante: Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato específico de la sección inmediatamente superior al salto para adoptar el de la sección inferior.

Lo veremos más claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imágenes muestra una misma página con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la línea de salto en la vista borrador, la sección superior adquirirá el formato de la inferior y el formato de la página será, por lo tanto, de una única columna con márgenes anchos.

ESTILOS

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuación. También podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, deberás seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.

Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del documento: Título, Subtítulo, Cita, Énfasis, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, así que no debemos preocuparnos por él. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en función de la verdadera naturaleza del texto.

Borrar formato

Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podrías seleccionarlo y aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitirá cambiarlo, por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos distintos en un mismo párrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestión, desplegar el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.

Apariencia de los estilos

Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto global modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho más rápida utilizando los temas y los conjuntos de estilos integrados. En ambos casos conviene revisar bien el documento para ver los cambios efectuados.

Los estilos están relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al documento, se cambiará automáticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan sólo un clic.

Si pulsamos los botones Colores y Fuentes podremos combinar distintas configuraciones de colores y fuentes que estarán definidos en los Temas de que dispongamos.

Desde la pestaña Diseño puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y párrafo de todo el documento. No se puede aplicar sólo a una selección del texto.

Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos como un nuevo Conjunto de estilos.

Para ello haz clic en el botón y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo conjunto de estilos aparecerá en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de estilos Integrados.

CORRESPONDENCIA 

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.

 Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.