INTRODUCCIÓN.
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil
para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si
no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para
qué sirve una hoja de cálculo .
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de
Excel 2013, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno
de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También
cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de
cálculo en el siguiente tema.
Novedades de
Excel 2013
Esta versión de Excel 2013 trae las siguientes
novedades y mejoras.
- Recomendación de gráficos. Al crear un gráfico a
partir de una tabla, podrás utilizar esta nueva funcionalidad. Excel,
dependiendo de los datos, nos propondrá varios tipos de representaciones
distintas, consiguiendo así, evitar tener que definirlo manualmente.
- Guardar los archivos en OneDrive es más fácil que
nunca. Al guardar los documentos en la nube podrás acceder a ellos desde
prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Además es muy
sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.
- Con Excel Online sólo es necesario disponer de una
cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de Excel de
forma gratuita. Podrás crear y modificar presentaciones de Excel desde el
navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar
la versión de escritorio de Excel.
- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 está
disponible la versión para teléfonos móviles de Office con sistemas Android e
iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y
modificar documentos de Office en el móvil. Es gratuita para suscriptores de
Office 365.
- Etiquetas de datos más enriquecidos. Ahora podrás
incluir en los gráficos etiquetas que contengan texto actualizable, es decir,
al modificar los datos cambiará el valor de la etiqueta. A su vez, también
tendrás la oportunidad de combinarlo con texto libre. Si cambias el tipo de
gráfico las etiquetas no desaparecerán.
- Cambios en la cinta de opciones para gráficos.
Antes, al crear un gráfico, disponíamos de tres pestañas para modificar sus características.
En la nueva versión de Excel el número ha sido reducido a dos, lo que nos dará
facilidades a la hora de encontrar aquello que queremos variar en el formato
del gráfico.
- Ajuste rápido de gráficos. A las anteriores mejoras
mencionadas se une la aparición de tres botones a la derecha de nuestro gráfico
que nos permitirá variar su aspecto de manera sencilla y rápida.
- Conexión con nuevos orígenes de datos. Dispondremos
de una mayor versatilidad a la hora de crear tablas, al permitirnos importar
datos desde nuevas fuentes, como por ejemplo, proveedores OLE DB.
¿Qué es y para qué sirve Excel 2013?
Excel 2013 es una aplicación que permite realizar
hojas de cálculo que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de
programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa
de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint... te resultará familiar
utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar
en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de
forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada
celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo
tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte
en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma
de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero
es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor
utilizar una calculadora. Pero piensa, ¿qué ocurriría si te equivocas al
introducir un número en una suma de 20 números? Tendrías que volver a
introducirlos todos, mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve
a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más
complicados. Imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al
final descubres un error: tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces
con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite
también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que
tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas
introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo
que tendrías que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más
características de Excel.
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada
con Excel.
Puedes observar cómo las columnas se numeran
por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En
la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la
cinta de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,21 . Es
decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,21.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás
deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.
También puedes ver en este ejemplo cómo se puede
utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo; incluso podríamos
haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber
matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las
operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas podrás sacar mucho más
partido de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es
capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los
gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto
en el plano personal como en el profesional, desde llevar las cuentas
familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
. INICIAR EXCEL 2013
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel
2013.
- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , iremos a
una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel
deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la
esquina inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de
aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos
instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla,
deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo
que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos
utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior
de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez
localizado el icono acompañado del texto Excel 2013, sólo deberemos pulsar en
él para abrir una nueva hoja de Excel.
- Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha
instalado este acceso directo al instalar Office.
Puedes iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo
lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la
vez , para que puedas seguir el curso mientras practicas.
Para cerrar Excel 2013, puedes utilizar cualquiera de
las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se
encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en
ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como
esta:
Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la
primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo.
Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
SÍMBOLOS DEL MOUSE
1.
En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que
desea insertar el símbolo.
2.
En la ficha Insertar, en el grupo Texto,
haga clic en Símbolo.
Aparece el cuadro de diálogo Símbolo.
3.
Haga clic en la ficha Símbolos.
4.
En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que
desee utilizar. El conjunto de símbolos disponibles en la lista puede depender
de la fuente que elija.
5.
En la lista de símbolos, haga clic en el símbolo que
desee insertar y luego en Insertar.
Sugerencia También
puede hacer doble clic en el símbolo y, después, hacer clic en Cerrar.
Nota
·
Para ver más símbolos, puede aumentar o reducir
el tamaño del cuadro Símbolo. Mueva el puntero a la esquina inferior
derecha del cuadro de diálogo hasta que se convierta en una flecha de dos
puntas y, a continuación, arrastre el puntero para cambiar el tamaño del cuadro
de diálogo. Puede usar también las barras de desplazamiento del cuadro de
diálogo Símbolo para ver todos los símbolos disponibles para la fuente
que ha elegido.
·
Al hacer clic en un carácter ASCII en el cuadro
de diálogo Símbolo, su código de carácter aparece en el cuadro Código
de carácter. El nombre mostrado a la izquierda del cuadro Código de
carácter es el nombre oficial del carácter.
Si ya conoce el código del
carácter que desea incluir, puede escribirlo directamente en el cuadro Código
de carácter para buscar el carácter ASCII.
·
Las distintas fuentes proporcionan símbolos
distintos. Por ejemplo, si desea insertar marcas de verificación o viñetas,
podrá encontrarlas en la lista de símbolos disponibles para la fuente Wingdings.
·
Puede insertar rápidamente un símbolo
recientemente utilizado haciendo doble clic en un símbolo en el cuadro Símbolos
utilizados recientemente y haciendo clic en Cerrar.
·
Para repetir un símbolo en una hoja de cálculo
(por ejemplo, para crear una lista con viñetas) puede arrastrar el
Unicodecontrol de relleno por
las celdas que desea rellenar.
En ocasiones, por diversos motivos, necesitamos
disponer de cierto nivel de seguridad en los documentos que escribimos y usamos
para contener la información sensible de nuestra empresa y/o casa. En este
caso vamos a describir la forma en que podemos bloquear el acceso o la
edición a nuestros documentos Excel en la versión Microsoft Excel 2010.
Cuando vamos a salvar el documentos Excel, como
siempre seleccionamos el Tipo: Libro de Excel y le damos un Nombre
de archivo, pero no le damos a Guardar todavía, sino que
haremos clic en Herramientas y seleccionaremos Opciones
generales….
En este momento se nos muestra una ventana emergente
en la cual debemos escribir la contraseña de apertura y la contraseña
de escritura. Además podremos marcar que haga siempre una copia de
seguridad de los archivos.
A continuación se muestra la ventana de confirmación
de la contraseña que deberemos cumplimentar debidamente.
Terminado este proceso, cuando queramos abrir el
documento se nos mostrará una ventana en la que deberemos introducir la
contraseña que hemos introducido.
Si además queremos editar el archivo, deberemos
introducir la contraseña de escritura. Si lo que queremos hacer es
simplemente visualizar el archivo sin editarlo podremos hacer clic en Sólo
lectura.
AMBIENTE DE TRABAJO
La familia de microsoft office 2013 brinda una
plataforma de trabajo muy similar para sus aplicaciones como son el procesador
de texto, la hoja de cálculo electrónica, presentación de diapositivas y el
manejador de base de datos, con ello, logramos aprender una sola vez el
ambiente de trabajo y se emplea para los demás paquetes, sin embargo, esta
versión de office tiene un concepto diferente a sus predecesores, enfocándose
principalmente al uso del botón de control, la barra de herramientas de acceso
rápido y la cinta de opciones que nos muestra las funciones más comunes en
forma de iconos, seleccionando en el menú principal una opción, aparece la
cinta de opciones correspondiente a ella, éstas cuentan con secciones que
agrupan iconos cuya función es similar y en ocasiones tenemos la oportunidad de
dar clic al icono ubicado a la derecha de la sección para entrar a un cuadro de
diálogo y elegir la gama de características del tema en cuestión. El propósito
del ambiente de trabajo de la familia de microsoft office es hacer al usuario
una persona dependiente del uso del ratón, sin embargo, combinando el manejo
por teclado y empleando el ratón para algunas funciones, se obtiene una gran
destreza en el empleo de las aplicaciones de la plataforma.
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de
cálculo electrónica llamada excel 2013, el ambiente de windows nos brinda la
facilidad de que todas sus aplicaciones tienen una apariencia muy similar, sin
embargo, una hoja de cálculo no es para teclear un documento o bien hacer un
pequeño oficio, la finalidad de excel 2013 va más que simplemente teclear
información, nos permite realizar cálculos con diferentes tipos de datos y
poder ordenarlos, filtrarlos y más aun, producir gráficas que nos representen
de una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por ello,
es necesario conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo,
cada uno de sus elementos tiene una función muy particular y saber su funcionamiento
nos permite manejar de una forma más eficiente la aplicación.
La pantalla principal de excel 20133 es un ambiente de
trabajo diferente a la versión anterior, donde desaparecen las barras de herramientas,
los menús desplegables, el panel de tareas y se transforma la forma de trabajo,
concentrándose al uso del ratón y el manejo de iconos, en lo particular nos
concentraremos en la hoja de cálculo excel versión 2013 de la familia de
microsoft office edición profesional, enseguida se muestra una imagen con los
elementos principales de la ventana de excel 2013.
Componentes de la pantalla principal de la hoja de
cálculo electrónica.
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