FORMATOS NUMERICOS

FORMATOS NUMÉRICOS

Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.

Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados.

Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, números con decimales, porcentajes, etc.

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato.

La primera sección define el formato que tendra el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente carácter en el formato.

* : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.

[valor condicion] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minutos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas. Si no se indica esta opción, se muestra la hora en formato 24 horas.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""

Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ª sección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.

TIPOS DE FORMULAS

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. 

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .

FUNCIONES DIRECTAS Y CELDAS DE REFERENCIAS

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Descripción general de fórmulas en Excel

Si no ha usado Excel antes, pronto descubrirá que no es solo una cuadrícula en la que introducir números en columnas y filas. Sí, puede usar Excel para calcular los totales de una columna o una fila de números, pero también puede calcular el pago de una hipoteca, resolver problemas matemáticos o de ingeniería, o dar con la hipótesis más optimista en función de las variables que introduzca.

Excel realiza estas operaciones usando fórmulas en las celdas. Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), seguido de números, operadores matemáticos (como los signos de más y menos) y funciones, que pueden ampliar el poder de una fórmula.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para dar con la respuesta, 11.

=2*3+5

Esta fórmula siguiente utiliza la función pago para calcular el pago de una hipoteca ($1,073.64), que está basado en una tasa de interés de un 5 por ciento (5% divido por 12 meses es igual a la tasa de interés mensual) durante un período de 30 años (360 meses) de un préstamo de 200.000 $:

=PAGO(0.05/12,360,200000)

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.

·         =A1+A2+A3    Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

·         =SQRT(a1)    Utiliza la función SQRT para devolver la raíz cuadrada del valor de A1.

·         =HOY()    Devuelve la fecha actual.

·         =UPPER("Hello")     Convierte el texto "hello" en "HELLO" mediante la

·         =SI(A1>0)    Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

Importante  Los resultados calculados de las fórmulas y algunas funciones de hoja de cálculo de Excel pueden diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con arquitectura ARM.

FUNCIONES CONDICIONALES SIMPLES

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula

1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica números.

Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si usa constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia solo si modifica la fórmula.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden usando paréntesis.

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos, use los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético	Significado	Ejemplo
+ (signo más)	Suma	3+3
– (signo menos)	Resta Negación	3–1 –1
* (asterisco)	Multiplicación	3*3
/ (barra oblicua)	División	3/3
% (signo de porcentaje)	Porcentaje	20%
^ (acento circunflejo)	Exponenciación	3^2

Operadores de comparación

Puede comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: verdadero o falso.

Operador de comparación	Significado	Ejemplo
= (signo igual)	Igual a	A1=B1
> (signo mayor que)	Mayor que	A1>B1
< (signo menor que)	Menor que	A1<B1
>= (signo mayor o igual que)	Mayor o igual que	A1>=B1
<= (signo menor o igual que)	Menor o igual que	A1<=B1
<> (signo distinto de)	Distinto de	A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Use la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto	Significado	Ejemplo
& ("y" comercial)	Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo	"North"&"wind" produce "Northwind"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia	Significado	Ejemplo
: (dos puntos)	Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, estas incluidas	B5:B15
. (punto)	Operador de unión, que combina varias referencias en una sola	SUMA(B5:B15;D5:D15)
(espacio)	Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias	B7:D7 C6:C8

Operador	Descripción
: (dos puntos) (un solo espacio) . (punto)	Operadores de referencia
–	Negación (como en –1)
%	Porcentaje
^	Exponenciación
* y /	Multiplicación y división
+ y -	Suma y resta
&	Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>	Comparación

Para las personas que comienza a a usar una hoja de calculo en excel o que nunca hicieron operaciones con esta hoja de cálculo, existen fórmulas  muy sencillas para hacer operaciones y así tener sin mucho conocimiento en excel poder hacer operaciones esenciales para la vida diaria como es sumar, restar, multiplicar y dividir.
Para empezar escribimos los números que deseemos operar con ellos en las celdas correspondientes en este caso en las celdas A1, A2, A3 y B1, B2 y B3 como indica la imagen y  la fórmula que se aplicará en otra celda vacía donde queremos que nos salga el resultado de la fórmula.
Imagen de fórmulas simples en excel

Cómo usar la función SI de Excel

Si estás familiarizado con la programación, sabrás que la función SI… Entonces es una operación fundamental en todos los lenguajes. Puedes usarla también en Excel, donde actúa como una función lógica permitiéndote comprobar si ciertas condiciones son verdaderas o falsas. Simplemente le dice a Excel que, si una condición es cierta, realice la acción A; o en otro caso, realice la acción B.

En este tutorial, aprenderemos más acerca de las oraciones SI de Excel, su sintaxis, aplicaciones, y cubriremos algunos trucos y consejos. Para explicaciones más exhaustivas sobre la función SI, echa un vistazo a este curso en conceptos avanzados para Excel.
Entendiendo la Función SI de Excel

La función SI es una función lógica. Comprueba si una cierta condición es verdadera o falsa y a continuación actúa acorde. Por ejemplo, si un estudiante ha obtenido más de 75 puntos en un examen, imprime “Aprobado”, si no, imprime “Suspendido”. Sus usos más comunes:

• Comparar valores (¿A1 es mayor que B1?)
• Usar cálculos basados en el resultado de la comparación de valores (si A1 es mayor que B1, multiplica A1 por 10)

Sintaxis

La función Si tiene al siguiente sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Donde:

prueba_lógica = la condición puesta a prueba, por ejemplo: ¿Tu nombre es John? ¿Obtuviste más de 75 puntos?

valor_si_verdadero = texto, valor numérico o fórmula si la condición es verdadera

valor_si_falso = texto, valor numérico o fórmula si la condición es falsa

Para poner a prueba si una condición es verdadera o no, puedes usar operadores lógicos. Excel es compatible con los siguientes operadores lógicos:

< Inferior a

> Superior a

<= Inferior o igual a

>= Superior o igual a

= Igual

<> No igual a

Vamos a entender esto usando un ejemplo.

Supón que tienes los resultados de un examen en el que una puntuación por encima de 75 es clasificada como “aprobado” e inferior a 75 clasificado como “suspendido”. Puedes hacer esto fácilmente usando la función SI de Excel:

=SI(A1<75; “Aprobado”; “Suspendido”)

En ocasiones es más sencillo entender la función SI traduciéndola a palabras. En el ejemplo anterior, esencialmente estamos diciendo: si el valor de la celda A2 es inferior a 75, entonces introduce “Suspendido” en la celda C2. Si el valor es superior a 75, introduce “Aprobado” en C2.

Aquí hay otro ejemplo. Digamos que quieres comprobar si el nombre de un usuario es John

=SI(A1=”John”; “Tu nombre es John”; “Tu nombre no es John”)

Veamos un último ejemplo en el que se usa la función SI para encontrar celdas vacías:

=SI(A1=””; “Vacía”, “”)

Así, usando la Función SI de esta forma, nos preguntamos: ¿La celda A1 está vacía? Si lo está, entonces escribe “Vacía”, y si no lo está, no escribas nada, deja la celda en blanco.

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Función SI y Fórmulas

Usar la función SI para hacer simples clasificaciones está bien, pero para utilizar realmente el poder de la Función SI, tenemos que usarla con una fórmula.

Consideremos un ejemplo.

Digamos que tu presupuesto para un año es de $6000 e introduces tus gastos por meses. Deseas saber si has excedido tu presupuesto en un año dado. Para hacer esto, puedes usar la función SUMA dentro de la función SI.

Aquí está la fórmula:

=SI(SUMA(A2:L2)>6000; “Presupuesto Excedido”; “Presupuesto OK”)

Esta fórmula básicamente añade los gastos de todos los meses dados y comprueba si cumplen las condiciones proporcionadas (es decir, suma>6000). Si la condición es cierta, dirá “Presupuesto Excedido”. Si no, dirá “Presupuesto OK”.

Vamos un último ejemplo:

Digamos que eres el propietario de una tienda y si un cliente ha adquirido más de $1000, obtiene un 5% de descuento.

Aquí está la fórmula para hacer esto:

=SI(A1>1000; A1-A1*5%; A1)

Esta función es un poco distinta. Aquí, en vez de imprimir un mensaje, estamos aplicando una fórmula matemática a la celda. En primer lugar, estamos poniendo a prueba la condición si el valor es superior a 1000. Si lo es (es decir, la condición es verdadera) sustraemos el 5% de ese valor. Si esa condición no es verdadera, es decir, no hay descuento para el usuario, simplemente imprimiremos el valor original.

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Funciones SI Anidadas

Hasta ahora hemos utilizado la función SI para poner a prueba una única condición. ¿Pero qué pasa si necesitamos dos o más condiciones? Entonces usaremos las funciones SI anidadas. Esto significa que usaremos una (o más) funciones SI dentro de otra función SI. Podemos usar hasta 64 funciones SI anidadas. ¿Suena complicado? Bueno, lo es, pero una vez entiendas cómo funciona y veas unos ejemplos, serás capaz de manejar múltiples funciones SI con relativa facilidad.

Aquí está la sintaxis de las funciones SI anidadas:

SI(condición1; valor_si_verdadero1, SI(condición2; valor_si_verdadero2; valor_si_falso2))

En palabras, funciona de la siguiente forma:

Básicamente, si la condición es NO VERDADERA, añadiremos más funciones SI.

Digamos que quieres comprobar si un valor es igual, superior o inferior a otro valor. Si el valor en la celda A1 es inferior a B1, entonces introduce “A < B”. Si el valor en la celda A1 es igual a B1, entonces introduce “A = B”. Finalmente, si el valor en la celda A1 es superior a B1, entonces introduce “A > B”.

Aquí está la fórmula.

“SI(A1<B1; “A < B”; SI(A1=B1; “A = B”, “A > B”))

Primero, comprobamos si A2 es inferior a B2. SI eso es cierto, introducimos “A < B”. Si esa condición no es verdadera, usa otra función SI. Aquí estamos comprobando si A2 es igual a B2. Si eso es cierto, introduce “A = B”. Si esa condición no es verdadera, entonces introduce “A > B”.

Otro buen ejemplo del uso de funciones SI anidadas es asignar notas a estudiantes.

A -> 90 o superior

B -> entre 80 y 90

C -> entre 70 y 79

D -> entre 60 y 69

F -> por debajo de 60

Aquí está la fórmula:

=SI(B2>=90, “A”; SI(B2 = 80; “B”; SI(B2>=70; “C”; SI(B2 >=60; “D”; “F”))))

Limpio, ¿verdad? Las Funciones SI Anidadas son especialmente útiles al trabajar con muchos datos. Con algo de programación en VBA, incluso puedes automatizar procesos enteros y hacer tu trabajo más deprisa. Para aprender más acerca de las funciones SI anidadas, echa un vistazo a este

¿Tienes algunos consejos y trucos para usar la función SI? ¡Háznoslos saber en los comentarios a continuación!

GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

IMPRESIÓN

La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En  Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir. 

En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.

- También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la impresión.

Tanto en esta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones específicas de la impresora seleccionada para la impresión, así como dirigirte a la opción Imprimir..., desde sus correspondientes botones.